Digitaal boekhouden: van verplichting naar opportuniteit

Als moderne ondernemer kan je niet meer zonder real-time digitaal boekhouden. Met cloud-gebaseerde software houd je eenvoudig al je facturen, kosten en transacties bij, op het moment dat ze plaatsvinden. Door de koppeling met je e-mail en bankrekeningen wordt alles makkelijk verwerkt, zodat je altijd een up-to-date overzicht van je financiën hebt. Dat helpt je niet alleen om betalingen en de cashflow beter te beheren, maar ook om de BTW-aangifte soepel te laten verlopen en goed te kunnen budgetteren. Dankzij real-time rapportages ben je in staat om sneller en beter beslissingen te nemen. Bovendien wordt digitaal boekhouden vanaf 2026 nog belangrijker door de e-invoice verplichting, waardoor het kiezen van de juiste software en samenwerking met je accountant essentieel wordt om in orde te zijn en tijd te besparen.

De digitale revolutie

Dankzij software kan je meer dan ooit makkelijk zelf je boekhouding digitaal voeren en daardoor slimmer samenwerken met je accountant op basis van real-time inzichten. Om real-time digitaal te boekhouden gebruik je cloud-gebaseerde software waarmee je factureert, je kosten opvolgt en je financiële transacties bijwerkt zodra deze plaatsvinden. Deze apps koppelen met je e-mails en bankrekeningen om documenten en transacties onmiddellijk te verwerken. Hierdoor heb je op elk moment een actueel en nauwkeurig beeld van je financiën. Dat geeft je een goed overzicht, helpt je met betalingen, effectievere cashflow beheersing, verplichtingen zoals de BTW-aangifte tot en met goede budgettering. Door de real-time rapportage kun je beter beslissingen nemen. Het is een onmisbaar hulpmiddel voor jou als moderne ondernemer.

Best ten rade gaan bij een accountant

Wie als ondernemer wil starten gaat best eerst ten rade bij een boekhouder die je helpt bij het opzetten van een onderneming door je te adviseren over de beste juridische structuur, het opzetten van je boekhouding, en ervoor te zorgen dat je aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen voldoet. De accountant zal je ook helpen bij een keuze voor een softwarepakket. Maar het kan geen kwaad zelf goed geïnformeerd te zijn en te weten wat je eigen voorkeuren zijn als ondernemer.

Welke keuzes zijn er

Belangrijke keuzes zijn je boekhoudpakket en het samenwerkingsmodel met je accountant:

Als starter met een eenmanszaak zal je budget belangrijk zijn en kies je bijvoorbeeld voor software zoals Dexxter of Cashaca waarmee je betaalbaar zelf kan boekhouden. Toch is het slim om dat onder het goedkeurende toezicht van je boekhouder te doen, bij wie je dan ook terecht kan met al je vragen.

Voor vennootschappen is het vaak vereist om de complexere dubbele boekhouding te voeren. Dan werk je best samen met een accountant die minimaal je jaarrekening opstelt en je belastingaangiften indient. Zij bieden dikwijls zelf een software oplossing aan zoals OkiOki, Billit of een klantenportaal zoals dat van Octopus of ClearFacts waarmee jij je documenten verzamelt en aan hen aanlevert.

Is je zaak gegroeid en wil je meer nadruk leggen op automatisering, dashboards en rapportering met workflows voor je team, dan kies je beter voor eigen boekhoudsoftware zoals Yuki of Exact Online. Dankzij de real-time connectie met een accountant die dezelfde boekhoudsoftware gebruikt, kan die als extra optie heel wat waardevolle inzichten en adviezen bieden om je winstgevendheid te maximaliseren.

Conclusie

Vroeger speelde je de documenten fysiek door aan je accountant die na verwerking je btw-aangifte en jaarrekening opstelde. Vandaag de dag kan je dankzij een ruim aanbod boekhoud- en facturatiesoftware makkelijk en bijna real-time je documenten verwerken. Daardoor kan je zelf boekhouden en tegelijk heel efficiënt met je boekhouder samenwerken. En zo kan die je op basis van up-to-date cijfers sterker dan ooit adviseren. Bovendien ben je nu verplicht om e-invoices te versturen. Je kan dus niet langer je facturen opstellen in Word of Excel. Het is dus een uitgelezen kans om een softwarekeuze te maken, niet enkel vanwege de e-invoice verplichting, maar ook omdat je dan klaar bent voor efficiënt digitaal werken en schalen. Voor alle info over de e-invoice PEPPOL verplichting verwijzen we je graag naar onze eBook De wettelijke verplichting en zakelijke voordelen van e-invoicing.

"Digitale boekhouding is niet langer een optie maar een noodzaak, gezien de substantiële voordelen en de aanstaande e-invoice verplichting vanaf 2026. Als boekhouder zie ik hoe digitaal boekhouden tijd bespaart, fouten reduceert en real-time financiële inzichten biedt. Straks, met de nieuwe wetgeving, wordt het gebruik van een geschikte app essentieel om aan de eisen te voldoen."
Mike Collier, Fiskcouncil+

⏩ Download ons eBook voor ondernemers  Beter overzicht en inzicht: de kracht van real-time digitaal boekhouden  hier

⏩ Wil je graag meer horen en leren over digitaal boekhouden? Schrijf je in voor onze gratis webinar  " Keuzes en slimme aanpak voor begrijpbaar en betaalbaar zelf boekhouden"